Một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính là việc ứng dụng ERP vào quản lý. Như đã nói, muốn áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ, vì vậy không phải doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng được ERP . ERP chỉ dành cho những doanh nghiệp thực sự hướng tới một văn hoá quản lý nghiêm túc, rành mạch.
Để tránh tình trạng chạy quá nhanh trong khi chân chưa chắc, việc ứng dụng ERP cần có một kế hoạch cụ thể, cân nhắc kỹ lưỡng, đi từ thấp đến cao. Nhân viên và lãnh đạo trong doanh nghiệp cần thời gian để làm quen với ERP và những thay đổi trong các làm việc là vến đề đặc biệt quan trọng. Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với các giai đoạn chính như sau:
Bước 1: Sẽ tiến hành đem ERP đến với các phân hệ hệ liên quan đến kế toán tài chính. Chức năng của các phân hệ này vẫn như chắc năng của một phần mềm kế toán như các doanh nghiệp đã dùng hiện nay. Chính vì thế, giai đoạn này sẽ tương đối dễ dàng.
Giai đoạn 2: Tiến hành triển khai các phân hệ hậu cần, như: quản lý giao nhận hàng, quản lý kho… Các phân hệ này ngay túc thì tích hợp vào các phân hệ kế toán. Hết giai đoạn này ERP đã quản lý gần như mọi phòng ban trong doanh nghiệp, chỉ trừ dưới phân xưởng.
Giai đoạn 3: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm. Tùy từng hệ thống ERP, việc quản lý sản xuất có thể rất chi tiết đến từng giờ máy và giờ công lao động.
Mọi doanh nghiệp đều có thể triển khai giai đoạn 1 và 2. Tuy nhiên đối với giai đoạn 3 thì đòi hỏi việc sản xuất của doanh nghiệp phải tương đối quy củ và hiện đại. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chọn áp dụng ERP đến giai đoạn 2 nếu thấy có yếu tố còn chưa phù hợp. Nhìn chung có thể dự đoán rằng, trong mấy năm tới đây, việc áp dụng được ERP đến giai đoạn 3 có thể chỉ tập trung ở một số doanh nghiệp được cho là đầu đàn.
Muốn áp dụng được ERP việc đầu tiên phải hiểu ERP có thể làm được gì và không thể làm được gì. Đối với các nhà quản lý, điều cần quan tâm là ERP không thể tự tạo ra sự thay đổi về quy trình làm việc mà đây là điều này cần được làm trước khi áp dụng ERP. Ngược lại ERP sẽ góp phần đắc lực củng cố những quy trình làm việc mới theo ý đồ nhà quản lý. ERP hỗ trợ nhà quản lý để tạo ra cơ chế kiểm soát nội bộ đáng tin cậy đồng thời tạo ra một nhịp làm việc đồng bộ có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, nhưng vẫn phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau trong doanh nghiệp.